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14.07.2020

Aktenberge bezwingen - Die Zentralregistratur des Landratsamts Würzburg bekommt Unterstützung von der Bentheim Werkstatt des Blindeninstituts Würzburg und des RAW Schweinfurt

Zu zweit über 5.000 Akten umstecken, aufbereiten oder einscannen? Das ist selbst für die zwei erfahreneren Registratoren Roland Brodziak und Daniel Herberich nicht zu schaffen. Vor allem, weil sie nebenbei noch zahlreiche andere Aufgaben zu bewältigen haben. Trotzdem müssen die Akten letztendlich ausgesondert werden, denn die Zentralregistratur platzt aus allen Nähten. „In diesem Jahr läuft die Aufbewahrungsfrist von besonders vielen Akten ab“, erklärt Registrator Daniel Herberich. „Das heißt, sie werden nun entweder vernichtet oder an das Staatsarchiv Würzburg abgegeben.“

Aktenabgabe: Aufbereitung mithilfe Bentheim Werkstatt

Da dieser aufwendige Prozess für die Zentralregistratur alleine nicht mehr zu schaffen war, hat der Fachbereich Information und Kommunikation und Zentrale Dienste (kurz: IT) gemeinsam mit dem Staatsarchiv Würzburg eine kurzfristige Lösung erarbeitet: In Kooperation mit der Bentheim Werkstatt des Blindeninstituts Würzburg sollen ab Juli alle 4.000 Aktenordner für das Staatsarchiv aufbereitet werden. Das sind ca. 40.000 Einzelvorgänge, die die Mitarbeiter*innen der Werkstatt zu bewältigen haben. Daniel Herberich erklärt die Aufgabe der Mitarbeiter*innen in der Bentheim Werkstatt: „Von jeder Akte müssen die Heftklammern entfernt werden, dann werden sie auf eine andere Klammer aus Plastik aufgesteckt und mit Karton von beiden Seiten umschlossen.“

In der Bentheim Werkstatt arbeiten Menschen mit Blindheit oder einer Sehbehinderung, die aufgrund ihrer Behinderung nicht auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt beschäftigt werden können. Stefanie Löhner, die Leiterin der Bentheim Werkstatt, freut sich über das neue Projekt. „Das ist mal was ganz anderes“, berichtet sie. „Normalerweise arbeiten wir mehr in der Produktion, etwa im Holz- oder Metallbau. Die Verwaltung ist ein ganz neues, spannendes Arbeitsfeld für die Mitarbeiter*innen und die betreuenden Angestellten.


Digitalisierung: Lebenshilfe unterstützt beim Scannen

Außerdem sollen im Zuge der Digitalisierung alle Akten mit einer besonders langen Aufenthaltsfrist eigescannt werden. Das betrifft zum Beispiel Unterlagen von Kindergärten oder zum Asylrecht. Damit wird nicht nur dringend benötigter Platz geschaffen, sondern auch die Grundlage für eine elektronische, papierarme Aktenführung, Stichwort: e-Government.

Hier kommt das Reha- und Arbeitswerk (RAW) der Lebenshilfe Schweinfurt ins Spiel. Die Mitarbeiter*innen des RAW sind Menschen mit psychischen Beeinträchtigungen, denen es ermöglicht werden soll am Arbeitsleben teilzunehmen. Sie werden in den nächsten Monaten ca. 500 Akten für das Landratsamt einscannen, die danach wiederrum an das Staatsarchiv gegeben werden.

Dass diesem Prozess aber auch noch einiges an Vorarbeit vorausgegangen ist, betont Martin Kuhn, Leiter der IT am Landratsamt Würzburg: „Ich freue mich, dass mein Team durch die Kooperationen mit der Bentheim Werkstatt und der Lebenshilfe die Unterstützung bekommt, die es dringend braucht. Sie haben sehr viel Mühe und Engagement in die Vorbereitung dieses Projekts gesteckt.“ Es handle sich schließlich um ein Sonderprojekt, das die Mitarbeiter*innen zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit erledigen müssten.

Das Projekt mit den beiden sozialen Einrichtungen ist zunächst für ein Jahr geplant. „Wir würden uns natürlich über eine Verlängerung freuen. Denn mit der Kooperation werden wir ja nicht nur massiv entlastet, sondern unterstützen eben auch soziale Einrichtungen“, freut sich Vanessa Langer, die in der IT für den Bereich e-Government zuständig ist.