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22.06.2018

Vereine sollten sparsam mit Daten umgehen Infoabend der Servicestelle Ehrenamt zur neuen Datenschutzgrundverordnung

Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten? Wie sieht es mit der Datenschutzklausel aus? Was muss ich nachweisen? - Sie ist ein großes Thema, das vor allem auch Ehrenamtliche bewegt: Die neue Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO). Über 450 Ehrenamtliche aus dem Landkreis Würzburg waren zu einem Seminar in die Höllberghalle nach Kürnach gekommen, zu dem die Servicestelle Ehrenamt des Landratsamtes eingeladen hatte.

„Wer heute Abend hier rausgeht, hat das nötige Grundwissen für den Datenschutz“, versprach Malte Jörg Uffeln, Referent des Abends und selbst seit 40 Jahren im Ehrenamt aktiv. Der derzeit große Hype habe auch damit zu tun, dass die DS-GVO, die seit 25. Mai 2018 in Kraft ist, von der EU nicht richtig kommuniziert worden sei, so Uffeln. Dabei seien 70 Prozent der neuen Verordnung bereits im alten Bundesdatenschutzgesetz verankert.

Jeder Verein müsse sich nun Gedanken um die Sicherheit und Verarbeitung der Daten machen. Sich „durchwurschteln“ helfe in dem Fall nicht, auch wenn der Fokus der Datenschützer momentan auf Unternehmen liege. „Bis das zu den Vereinen kommt, passiert viel“, meinte Uffeln. Generell sei zwar Entspannung angesagt, dennoch sei die neue DS-GVO mit ihren 99 Artikeln in der Anwendung mit einem „Monster“ zu vergleichen.

Deshalb gab er den Vereins-Verantwortlichen Rüstzeug für eine genaue Ist-Analyse an die Hand:

1. Die Zuständigkeit für Datenschutz und Datensicherheit im Vorstand klären.
2. Die Einwilligungserklärung prüfen und gegebenenfalls neu fassen.
3. Eine Datenschutzklausel in die Satzung aufnehmen beziehungsweise neu fassen.
4. Wenn nötig einen Datenschutzbeauftragten benennen und der Aufsichts-behörde melden. Das gelte aber nur, wenn im Verein mindestens zehn Personen sich ständig mit den Daten der Mitglieder beschäftigen.
5. Das „Impressum“ prüfen und eventuell neu fassen (Homepage und social media)
6. Verarbeitungsverzeichnis führen.

„Legen Sie einen DS-GVO-Ordner an und dokumentieren Sie alle Abläufe“, sagte Uffeln. Immerhin geht es um den Schutz von Menschen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Mittels „freiwilliger Erklärung“ gibt eine betroffene Person ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer Daten ab. Bei „Altmitgliedern“ müsse aber keine neue Erlaubnis eingeholt werden.
      
Bei der Einwilligungserklärung müssen die Betroffenen wissen, welche Daten genutzt werden sollen, wer sie zu welchem Zeitpunkt nutzt, ob die Daten weitergegeben werden dürfen und wie lange die Nutzung dauern darf, so sieht es die DS-GVO vor. Und ganz wichtig: Der Betroffene muss die Einwilligung jederzeit widerrufen können.
               
Die Einwilligungen können schriftlich, elektronisch oder mündlich sein. „Schweigen und Untätigkeit sind keine Erklärung, Dulden ist keine Handlung. Einwilligung wird unterstellt, wenn nicht widersprochen wird, geht gar nicht“, machte Uffeln deutlich. Den Nachweis über die Einwilligungen muss der Datenverantwortliche im Verein führen.

Im Allgemeinen gelte: Der Zweck des Vereins bestimmt über die Zulässigkeit, Art und Weise und Umfang der Datenverarbeitung. Dabei sei weniger oft mehr. Vereine sollten den Grundsatz der Datensparsamkeit anwenden.

Eigentlich sollte es nur eine kleine Veranstaltung mit maximal 100 Personen werden, sagte Kerstin Gressel, Freiwilligenmanagerin der Servicestelle Ehrenamt und Organisatorin des Abends. Doch dann war die Nachfrage so groß, dass man mit den 450 angemeldeten Ehrenamtlichen in die Höllberghalle ausweichen musste.

Für die schnelle Organisation innerhalb von zwei Wochen dankte sie der Gemeinde Kürnach sowie der BRK Bereitschaft Rottendorf und Kürnach, die für die Verköstigung der Ehrenamtlichen sorgten.

„Die enorme Nachfrage zeigt, welch hohen Stellenwert Sie, die ehrenamtlich Tätigen, dem Thema einräumen“, sagte stellvertretende Landrätin Karen Heußner in ihrer Begrüßung.

Weil aber die Nachfrage immer noch nicht erfüllt war, wird es am 3. Juli 2018 ab 18.30 Uhr in der TVO-Halle in Ochsenfurt ein weiteres Seminar zu dem Thema geben.