Tausende Altakten umstecken, aufbereiten und einscannen. Das ist selbst für die erfahrenen Registratoren am Landratsamt Würzburg nicht zu schaffen, da sie nebenbei noch zahlreiche andere, laufende Aufgaben zu bewältigen haben. Trotzdem müssen die Altakten letztendlich ausgesondert werden, denn die Zentralregistratur platzt aus allen Nähten. Da auch in diesem Jahr die Aufbewahrungsfrist einer Vielzahl von Akten abläuft, müssen sie „nun entweder vernichtet oder an das Staatsarchiv Würzburg abgegeben werden“, so Registrator Daniel Herberich.

Registrator Daniel Herberich (l.) und der Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste und Vergabestelle André Feil (r.), übergeben Sabrina Greß (2.v.l.) von der Lebenshilfe Schweinfurt symbolisch den ersten Aktenordner. In den kommenden Monaten werden weitere Hunderte zur Aufarbeitung und Digitalisierung folgen. © Tim Großmüller

Registrator Daniel Herberich (l.) und der Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste und Vergabestelle André Feil (r.), übergeben Sabrina Greß (2.v.l.) von der Lebenshilfe Schweinfurt symbolisch den ersten Aktenordner. In den kommenden Monaten werden weitere Hunderte zur Aufarbeitung und Digitalisierung folgen. © Tim Großmüller

Aktenabgabe: Aufbereitung und Digitalisierung mithilfe der RAW Schweinfurt

Da dieser aufwendige Prozess für die Zentralregistratur alleine nicht zu schaffen war, hat der Fachbereich Zentrale Dienste und Vergabestelle mit dem Staatsarchiv Würzburg erneut ein Aussonderungsprojekt erarbeitet: In Kooperation mit dem Schweinfurter Reha- und Arbeitswerk (RAW) sollen 1.600 Aktenordner für das Staatsarchiv aufbereitet werden. Das sind ca. 16.000 Einzelvorgänge, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bewältigen haben: „Von jeder Akte müssen die Heftklammern entfernt werden, dann werden sie auf eine andere Klammer aus Plastik aufgesteckt und mit Karton von beiden Seiten umschlossen“, so Herberich.

Außerdem sollen im Zuge der Digitalisierung alle Akten mit einer besonders langen Aufbewahrungsfrist eingescannt werden. Das betrifft zum Beispiel Unterlagen von Kindergärten oder zu Asylverfahren. Damit wird nicht nur dringend benötigter Platz geschaffen, sondern auch die Grundlage für eine elektronische, papierarme Aktenführung, Stichwort: e-Government.

Sowohl für die Aufbereitung als auch die Digitalisierung der Akten kommt nun das Reha- und Arbeitswerk der Lebenshilfe Schweinfurt ins Spiel. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des RAW sind Menschen mit psychischen Beeinträchtigungen, denen es ermöglicht werden soll, am Arbeitsleben teilzunehmen. Sie werden in den nächsten Monaten die 1.600 Aktenordner für das Staatsarchiv aufbereiten und 855 Ordner für das Landratsamt einscannen, die danach wiederum an das Staatsarchiv gegeben werden.

Das Registratoren-Team am Landratsamt Würzburg freut sich sehr, dass es durch die Kooperation mit der Schweinfurter Lebenshilfe genau die Unterstützung bekommt die es dringend braucht. Durch die Zusammenarbeit werden nicht nur die Mitarbeitenden des Landratsamtes entlastet, sondern auch eine soziale Einrichtung unterstützt.